Người ta cho rằng thiết kế Văn phòng cần phản ánh văn hóa và giá trị doanh nghiệp.
Nhưng không chỉ đơn giản là tuyên bố “chúng tôi tin vào việc làm việc nhóm” rồi triển khai một văn phòng hoàn toàn mở. Các doanh nghiệp cần tìm được điểm tối ưu trên dải giá trị biến đổi từ việc khuyến khích sự hợp tác chung (giữa các nhân viên trong văn phòng) đến việc thu xếp không gian cho công việc cần yên tĩnh.
Để làm được như vậy, cần nhớ bảy nhân tố mang tính định nghĩa cho một không gian làm việc hữu hình. Tiếp theo, cần nghĩ về những hạt động thường xuyên xảy ra, ví dụ như các cuộc họp nhanh (họp đứng trong vòng 5-10 phút, không ngồi) thường nhật, hay họp nhóm hàng tuần, và cố gắng xác định xem những hoạt động này nằm ở vị trí nào trên dải giá trị biến đổi từ hợp tác tới riêng tư.
- Bắt đầu với Location – Địa điểm: nơi làm việc cần ở vị trí trung tâm đến mức nào? Nên là nơi mà tất cả mọi người hay chỉ một vài nhóm nhỏ (dễ dàng) tiếp cận được?
- Mức độ “Đóng” (Enclosure) của không gian làm việc cũng là một yếu tố then chốt – có thể hiểu là tường, cửa ra vào, thậm chí là trần nhà. Cần thiết lập những ranh giới thế nào giữa các đội nhóm hoặc các khu vực chức năng? Thậm chí, có cần đến tường bao hay không?
- Tương tự, khi xét đến độ “Mở” (Exposure) – mức độ riêng tư về tầm nhìn và âm thanh trong nơi làm việc. Cần tính đến tất cả các hoạt động thường xuyên, so sánh giữa số lượng những hoạt động yêu cầu mức độ cách ly nhất định với số lượng những hoạt động tạo ra tiếng ồn đều cũng như sự sôi nổi (trong văn phòng).
- Bây giờ, hãy phân tích diện tích khả dụng của không gian làm việc. Các buổi họp, các chương trình tụ họp có bao nhiêu người tham gia? Và khi có hoạt động làm việc nhóm, một nhóm đặc trưng thường có bao nhiêu người?
- Một khi đã cố định được các yếu tố nền móng, hãy nghĩ đến Technology - Công nghệ có thể hỗ trợ việc sử dụng không gian làm việc như thế nào? Bạn cần gì để có thể trực quan hóa thông tin cũng như giao tiếp với những người khác?
- Mức độ mà một không gian mời chào bạn nán lại? Đó chính là Temporality – khoảng thời gian ở lại tại một khu vực. Bạn cho rằng các cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu? Và mọi người có thường xuyên chuyển đổi nhiệm vụ?
- Cuối cùng, yếu tố Perspective - quan điểm (về không gian làm việc), hay còn gọi là tính cách riêng của không gian, và tính cách ấy tập trung sự chú ý của người sử dụng không gian như thế nào. Bạn sẽ phát triển trong môi trường sôi nổi hay yên tĩnh. Đội nhóm của bạn thấy điều gì là gợi cảm hứng, điều gì gây phân tán tư tưởng?
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có cơ hội để cải thiện năng suất lao động, sự thỏa mãn (với công việc), và sự gắn kết với doanh nghiệp bằng cách cải tiến thiết kế không gian làm việc của mình.
Nhưng chỉ khi họ biết đặt những câu hỏi chính xác!
Theo Havard Business Review